Externe Kommunikation

Die Presse ist in dem Moment, die mit hoher Priorität zu behandelnde Zielgruppe. In kürzester Zeit müssen belastbare Informationen auf dem Tisch liegen. Es gilt die große Flut an Vermutungen und Spekulationen so klein wie möglich zu halten und durch Transparenz das Vertrauen wesentlich zu verbessern. Sich professionell auf den Umgang mit der Presse vorzubereiten, ist deshalb sehr sinnvoll.

Vorbereitung heißt

  • Aufbau eines Pressenetzwerks
  • Pflege des Netzwerks
  • Sprachregelungen für den Erstkontakt mit Journalisten finden
  • Musterpressemitteilungen erarbeiten
  • Erfahrung sammeln im Umgang mit der Presse
  • Medientraining für die Unternehmensleitung und Mitglieder des Krisenstabs

Der Presse zeitnah einen Entscheider zu präsentieren, gibt der Krisenkommunikation ein Gesicht. Oberste Priorität in der Krisenkommunikation: „Mit einer Stimme sprechen“. Leider wird gegen das Gesetz „one voice“ sehr oft verstoßen, was die handelnden Personen und das Unternehmen sehr schnell zu spüren bekommen.

Kondolenzschreiben

Kondolenzschreiben gelten als die schwierigsten Schreiben in der Geschäftswelt. Verstirbt oder trauert ein Geschäftspartner, Kunde oder Mitarbeiter ist es die Pflicht des Arbeitgebers (Vorstand, Geschäftsführung), eine persönliche und wertschätzende Kondolenz zu schreiben. Wer heute Unternehmenskondolenzen liest, ist über die Art (billigste Trauerkarten von der Stange, PC-Standardschreiben…) und die floskelhaften Inhalten erschrocken. Die meisten heute versandten Kondolenzschreiben bewirken das Gegenteil dessen, was ausgedrückt werden sollte.

Um die 23 gravierendsten Fehler in der Kondolenz zu vermeiden, haben wir im Jahr 2009 eine Lösung für wertschätzende Kondolenz entwickelt. In dieser Zeit wurden von unseren Kunden geschätzte 65.000 geschäftliche Kondolenzschreiben versandt. Unzählige Referenzen belegen, dass die Resonanz der Trauernden sehr gut ausfällt („Das hätten wir von Ihnen nicht erwartet!“), dass die Kondolenzschreiben aufbewahrt und immer wieder hervor geholt werden.

Unternehmen bieten wir über unsere Partner die derzeit hochwertigsten Papiere moderner Trauerkultur an. Diese bestechen durch ihre Einzigartigkeit und sind im öffentlichen Handel nicht erhältlich, was die Unverwechselbarkeit anhebt. Den inhaltlichen Aufbau und die Umsetzung sehr persönlicher wertschätzender Kondolenzschreiben lernen unsere Kunden in unseren Trainings.

Interne Kommunikation

Die eigenen Mitarbeiter so schnell wie möglich zu Informieren, ist oberste Priorität der Unternehmensleitung und der Mitglieder des Krisenmanagements. Es gilt Gerüchten und Annahmen keinen Raum zu geben, weil Mitarbeiter außerhalb des Unternehmens als wichtige und verlässliche Informanten für Externe gelten.

Zur Vorbereitung gehört, festzulegen, welche Informationen nach draußen gegeben werden dürfen. Sinnvoll ist es, folgende Vorbereitungen zu treffen:

  • Gliederung und Vorgehen bei Einstellungen im Internet/Intranet
  • Sprachregelungen für das Internet/Intranet
  • Handlungsempfehlungen für eine widerspruchsfreie Kommunikation mit Mitarbeitern
  • Sprachregelungen für Mitarbeiter und Multiplikatoren
  • Ständige Aktualisierungen der Informationen
  • Auskunft an alle Mitarbeiter
  • Förderung einer aktiv ausgerichteten Unternehmenskultur (beginnt schon im Vorfeld).

Zur internen Kommunikation gehören auch Vorbereitungen für die Zeit nach Abzug des Kriseninterventionsteams. Weil Vorgesetzte meistens auch emotional betroffen sind, empfiehlt es sich, externen Beistand zu holen. In dieser Situation sind Profis aus der psychosozialen Notfallversorgung gefragt, die den Gesamtfokus im Auge haben und die vielfältigen Aufgaben menschlich und trotzdem professionell begleiten.

Das Einbeziehen von Psychologen und/oder Trauerbegleiter macht in der Phase erfahrungsgemäß keinen Sinn. Diese Fachkräfte werden nur bei Bedarf hinzugezogen und können Teil einer späteren Begleitung sein.

Krisenkommunikation

Der Aufbau von Vertrauen und Glaubwürdigkeit ist der entscheidende Zweck einer langfristig ausgerichteten Unternehmenskommunikation. In der Krise gilt es so zu agieren, dass das Vertrauen und die Glaubwürdigkeit in das Unternehmen weiterhin Bestand haben.

Professionelle Krisenkommunikation setzt auf offene Kommunikation mit den Medien, der Öffentlichkeit und möglichen anderen Zielgruppen. Voraussetzung für eine erfolgreiche Krisenkommunikation ist eine abgestimmte Kommunikationslinie mit betroffenen Behörden und anderen Unternehmen. In einer Krise ist es wichtig, die Meinungshoheit anzustreben und Präsenz zu zeigen.

Im Fall der Fälle liegt es im Interesse des Unternehmers, zuerst die interne und externe Zielgruppe wie auch alle Beteiligten am Krisenmanagement parallel mit Informationen zu versorgen.

  • Die interne Zielgruppe setzt sich aus den Mitarbeitern und der im Krisenfall zuständigen Abteilungen wie Sicherheitsbeauftragter, Personal, Betriebsrat und Unternehmensführung zusammen.
  • Zur externen Zielgruppe zählen beispielsweise Medien, Bürger und Lieferanten.
  • Beteiligte am Krisenmanagement setzen sich z. B. aus Polizei, Rettungskräften und eingebunden Behörden zusammen.

Wer nicht darauf vorbereitet ist, die unterschiedlichen Zielgruppen mit zielgruppengerechten Informationen gleichzeitig zu bedienen, löst Chaos und Stress aus und wird zum Spielball der Zielgruppen. In Zeiten von Social Media ein nicht zu unterschätzendes Risiko.